「機關依法掌理之公務資料，應於執行法定職務必要範圍內合理使用」，防範不慎洩密及不當利用情事發生。
1.近來有政府機關發生逾越法定職務必要範圍使用公務上掌理之個人資料，致有侵害人民權利疑慮之事件，嚴重減損民眾對政府公信力與公務資料安全之信賴。
2.按現行個人資料保護法規定，公務機關蒐集及處理個人資料，應於執行法定職務必要範圍內為之，其後續利用亦應與蒐集之特定目的相符；倘違反個人資料之蒐集、處理或利用規定，除違反個人資料保護法外，如公務資料涉及應秘密事項，甚或有涉犯刑法洩漏國防以外秘密罪之虞，爰請各政風機構適時加強宣導，提升同仁對不當使用或洩漏公務資料行為之法律責任認知及正確處置觀念。
3.復為維護民眾對於政府機關保管公務資料之信賴與保障民眾權益，各機關倘遇有公務機密之使用或管理維護等相關法令疑義，可先洽詢法規主管機關釐清，並聯繫本處依據個案具體情況，協助研議妥善維護及使用公務機密資料之因應措施，以促進制度完善與風險控管，確保政府資訊合法正當使用。
資料來源：內政部政風處